LAS FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR

Después de un largo tiempo sin escribir, volvamos a temas que en lo particular son importantes para mí (y la Universidad) y aunque este apartado es para cumplir con una tarea escolar, tambien me gustaría compartir con ustedes, lo que pienso sobre el papel del administrador en una organización ,

cuando hablamos de administradores de empresas, generalmente pensamos en una  persona cuya función que tiene muy pocas actividades flexibles, concebimos la mayor parte de ellas como funciones mecanizadas que no requieren de un análisis, muy parecido al del capataz de una fábrica de finales del siglo antepasado, sin embargo, como cualquier profesión ha evolucionado a lo largo de los años, para comprender las  funciones del administrador debemos considerar los términos de eficiencia y eficacia en la administración.

La eficacia se refiere al logro de los objetivos que se persiguen, lo que para la mayoría de nosotros sería lograr el triunfo, es decir realizar lo que nos propusimos desde el inicio del proceso cualquiera que fuere este.

Por otro lado la eficiencia se refiere a la manera en que utilizamos los recursos con los que contamos para realizar alguna actividad.

Si hablamos de una empresa, organización o entidad productiva podemos afirmar que su eficiencia radica en cumplir los objetivos de producción, prestación de servicios a los clientes para cumplir con sus necesidades, vendiéndolos a un determinado precio y bajo ciertas condiciones para obtener una ganancia, por otra parte si hablamos de su eficiencia nos referimos a la maximización del uso de sus recursos.

El administrador de una empresa hace posible que exista la eficiencia y la eficacia en ella, de ahí que partamos con lo que sería su labor: ya que él se esfuerza por no desperdiciar recursos, es decir lograr la alta eficiencia de la entidad, y por lograr los objetivos sean difíciles o no a lo que lleva a la alta eficacia.

Una vez analizada esa situación podemos afirmar que para lograr los objetivos y evitar el desperdicio y la duplicación de las actividades el administrador debe realizar un minucioso estudio de la información de los recursos con que se cuentan, de igual manera si se pretende realizar la planificación de las actividades se requiere de un análisis detallado de las actividades que realiza la empresa, por ello el administrador realiza varias funciones para las que requiere diferentes habilidades, partamos entonces de sus funciones:

1. Planear, esta función del administrador radica en definir objetivos, estrategias y planes que permitan la coordinación de las actividades, con esta función el administrador está obligado a proveer los elementos que permitan coordinar los esfuerzos de los miembros de la organización para el logro de los objetivos de manera conjunta.
2.  Organización, esta función se refiere a las actividades que se deben realizar para que la empresa logre sus objetivos y para ello selecciona las personas que pueden realizarlas con mayor eficiencia y eficacia.
3.  Dirección, guía las acciones involucradas en el proceso de producción o prestación del servicio, de tal manera que al mismo tiempo motiva al personal y lo involucra.
4.  Control, en la que supervisa las actividades para garantizar el cumplimiento de los objetivos y en caso de que existan errores o desviaciones, deberá corregir los errores y fallos que se presentaran.

Es importante destacar que con sus funciones realiza una actividad de integración al analizar constantemente los puestos de la estructura organizacional y su relación con los logros de la misma y requiere de desarrollar ciertos roles:

1. Interpersonales, como saber transmitir las órdenes de tal manera que los miembros de la organización sepan que las actividades que se establecen son en beneficio de todos y que se han escuchado sus opiniones para que no se sientan obligados a realizarlas por temor  (liderazgo, enlace y representación) que requieren de habilidades sociales y humanas. 
2.   Informativos, el administrador deberá ser vocero de los resultados obtenidos en la empresa y supervisar las actividades para detectar los fallos y aciertos, al mismo tiempo que deberá difundirlos para que se analicen los hechos, los datos y las posibles soluciones (requieren de habilidades conceptuales y operativas o técnicas)
3.  De decisión, proponiendo nuevos proyectos y planes ya sean de emprendimiento, de solución de problemas, asignando los recursos o de negociación.

 A partir de este contexto observemos las características de tres empresas a partir de conceptos sustanciales en las funciones del administrador:

1  El concepto de filosofía y su relación con la labor cualitativa del administrador

El primer ejemplo que tomaremos en cuenta es el cualitativo, retomando una conferencia en la semana del emprendedor del 2009, del entonces fundador de Yakul, Carlos Kasuga Osaka, quien sostiene que para tener una empresa de calidad, es necesario partir de una conducta que parte de conceptos humanistas: el bien ser, el bien hacer, el bien estar, el bien tener. Su filosofía se centra en obtener la felicidad a partir de dar más de lo que se espera en cualquier actividad de la vida humana con la finalidad de generar calidad, sostiene las personas al sentir satisfacción porque se sienten útiles a la empresa, al equipo y de manera individual.

Comenta que sus actuales ejecutivos fueron seleccionados entre personas de bajos recursos que demostraron su honestidad, además de demostrar respeto a los valores sociales, en su discurso afirma que el reconocimiento del trabajo hace que se desee mejorarse día a día y el empresario debe tener una responsabilidad social para con sus trabajadores con el objetivo de que deseen ser  mejores, otro aspecto a retomar es conocer las necesidades del trabajador para poder satisfacerlas en un ambiente de confianza mutua donde exista el sueldo material y el sueldo moral (el reconocimiento de su trabajo y lealtad) que es la motivación de los grupos sociales, agradecer su trabajo al empresa es básico.

De igual manera se debe tratar a los proveedores respetando tiempos y tratándolo bien para contar con ellos para cualquier eventualidad, los clientes no dejan de ser importantes y la manera de atraerlos es a través de la calidad de los productos y el respeto a sus necesidades.

1   El aspecto cuantitativo del administrador como parte del éxito de la organización

Aunque como ejemplo tomaré Costco cuyo éxito es un poco cuestionable, tenemos que reconocer que es uno de los gigantes de ventas al consumidor por menudeo y como comercializadora de productos, su filosofía (página de  Costco México) se basa en ofrecer productos de alta calidad a precios bajos, para poder cumplir con esta promesa, Costco realiza ventas en volúmenes altos obteniendo de sus proveedores grandes descuentos, además de esa manera reduce el costo de los embalajes, de distribución y de manejo, como podemos ver se preocupa por que los números de gastos sean menores, y por lo tanto los precios también, su labor principalmente se desarrolla a través de la rápida rotación de inventarios y de la eficiencia operativa, lo que le permite competir con los precios de otros minoristas. Su liquidez le permite obtener descuentos por pago anticipado, no cuentan con capital de trabajo (capacidad de una organización para llevar a cabo sus actividades normales a corto plazo), otro de los aspectos de esta compañía es que la oferta de sus productos es limitada ya que la manera en que los adquiere le impide tener stock a largo plazo, como podemos ver este tipo de empresa debe tener perfectamente ordenados sus datos cuantitativos para poder mover los productos con el beneficio tanto para empresa como para los consumidores, la preocupación por sus empleados se centra en ofrecerles beneficios tangibles, como el ambiente de trabajo y beneficios de tiempo y salario. En esta empresa nos encontramos nuevamente con valores que se respetan como el respeto a la ley, a los miembros, a los proveedores y accionistas, pero siempre buscando el respaldo en las ganancias obtenidas que pueden medirse de manera corporativa e individual.

       Tomando decisiones y el enfoque a las metas estratégicas de la organización 

Finalmente en el tercer ejemplo, retomaré a la UNAM, que como toda institución que se precie de ser organizada y con la cantidad de personas que la conforman requiere de estrategias que le ayuden en el desarrollo de sus objetivos académicos, de investigación y divulgación de la cultura. Para realizar dicha planeación, esta Casa de Estudios cada cinco años  desarrolla Planes de Desarrollo Institucional, de hecho tiene una Guía Mínima para la elaboración de estos planes que deja claro en su desarrollo la función de la labor administrativa a través de las etapas del proceso de planeación (diagnóstico, determinación de objetivos con base en esos diagnósticos, diseño de estrategias, políticas y programas; especificación de medios, seguimiento de las actividades y evaluación de las mismas).

En el caso concreto de la UNAM, el administrador propone las estrategias encaminadas a cumplir sus objetivos como universidad y contemplan dos aspectos el político y el técnico. El primero de ellos busca la aceptación de los cambios y toma de decisiones por los miembros de la comunidad como algo que beneficiará a mediano y largo plazo el desarrollo de la organización, en el caso de las estrategias técnicas se refiere a la cantidad de insumos necesarios para cada plan, con el consabido costo de ellos. Para el Plan de Desarrollo de la UNAM las estrategias buscan incrementar y mejorar la calidad académica, para ello las decisiones que se tomaron a grandes rasgos fueron las siguientes: impulsar el uso de nuevas tecnologías a través de programas de apoyo tutorial, proyectos de seguimiento y medios técnicos para que los alumnos autoevalúen su desempeño, fortalecer el bachillerato de la UNAM y la articulación con otros niveles de estudio con mayor flexibilidad en los planes de estudio y sus modalidades; incrementar los niveles de eficiencia terminal a todos los niveles a través del seguimiento de los alumnos y ampliar la oferta educativa. Con respecto al personal académico se procede a presentar un programa de retiro voluntario, para dar cabida a nuevos profesionistas capacitados en las nuevas tecnologías. Para investigación se  decidió la consolidación de la investigación universitaria con el objetivo de mejorar su calidad, productividad y proyección internacional, al mismo tiempo que se fortalece la difusión de la cultura y la formación general de los universitarios. Otros aspectos que retoma este plan es la vinculación con la sociedad a través de sus proyectos, así como mejorar las condiciones de trabajo, seguridad y bienestar de los empleados de la UNAM

Conclusiones

Si observamos los ejemplos retomados, el administrador como cualquier otro profesionista requiere del desarrollo de habilidades, a través de la preparación continua que le permitan realizar sus funciones, con el objetivo de que las empresas a las que asesora, sus funciones permiten el desarrollo sano de las mismas a través del cumplimiento de sus objetivos y la maximización de los recursos, también es importante mencionar que dado el desarrollo de la economía globalizada, el administrador se enfrenta a nuevos retos para el desarrollo de habilidades que antes no se pensaban tan necesarias, por ejemplo: el dominio de idiomas para mejorar sus habilidades de comunicación, capacitación durante toda su vida para obtener nuevos conocimientos de las TIC´s, conocimientos sobre la diversas cultural, entre muchos otros, por ello, la función del administrador es importante para el desarrollo de las labores internas una organización, perp también tiene importancia a lo externo para dar cumplimiento a esa expectativa social, al crecimiento económico, político y social que conlleva el crecimiento de cada uno de los individuos como bien lo identifica el Lic. Kasuga.